3 kesalahan paling fatal dalam berkirim email

REPORTED BY: Dhuha Hadiansyah

3 kesalahan paling fatal dalam berkirim email

Semua orang yang melek internet pasti mengetahui cara berkirim email, akan tetapi hal ini tidak berarti semua paham bagaimana “tata krama” dalam melakukannya.

Pastinya, Anda tidak dapat asal kirim surat elektronik karena sekadar mengetahui bagaimana mengoperasikan komputer atau ponsel pintar Anda. Terutama dalam ragam surat resmi seperti melamar pekerjaan, mengirim tugas kuliah, surat bisnis, surat kepada rekan kerja, atau surat kepada orang yang baru Anda kenal, ternyata tak sedikit orang yang tak mafhum bagaimana etiketnya.

Di bawah ini adalah 3 kesalahan paling fatal yang banyak dilakukan orang dalam mengirim email:

1. Tanpa subyek atau judul

Tidak sedikit yang mengirimkan email tanpa subyek. Jangan mengira orang yang Anda kirimi surat hanya menerima pesan dari Anda belaka. Email tanpa subyek tidak menarik untuk dibuka, terutama jika Anda mengirimkan email kepada orang yang menerima puluhan email setiap hari.

Alasan lain, email tanpa subyek bisa masuk folder spam sehingga luput dari perhatian penerima. Hindari pula subjek atau judul yang terlalu umum, seperti “Undangan”, “Lamaran Kerja”, “Tugas Kuliah” dan sebagainya.  Buat surat Anda lebih spesifik, misalnya “Undangan Pernikahan Faiz-Fatimah, “Lamaran Guru Matematika” atau “Tugas Bahasa Indonesia.”

2. Tanpa salam pembuka atau penutup

Bagaimanapun, alamat email seseorang adalah ruang pribadi yang bersangkutan. Anda tentu akan dianggap lancang memasuki rumah seseorang tanpa permisi. Anda bukan tukang koran yang bisa melempar koran ke halaman rumah tanpa permisi.

Kesalahan ini paling sering dilakukan oleh orang yang mengirim email dengan lampiran (attachment). Tanpa judul dan permisi, tiba-tiba pengirim melampirkan teks, seperti surat lamaran pekerjaan, tugas kuliah, foto dan sebagainya.

Harus diperhatikan, mengirim email tanpa pembuka dan penutup sangat tidak sopan. Sayangnya, hal ini justru sering dilakukan oleh mereka yang berstatus di bawah, misalnya, pelamar pekerjaan, mahasiswa kepada dosen dan seterusnya.

Pastikan Anda menyapa orang yang Anda kirimi dengan, misalnya, “Yth, Bapak Darsono”, kemudian lanjutkan dengan keperluan Anda, lalu akhiri dengan penutup, misalnya, “Terimakasih” lalu cantumkan nama Anda. Jika orang yang Anda kirimi email memiliki gelar, cantumkan gelar dan pastikan tidak salah eja nama orang.

3. Terburu-buru

Apa pun yang dilakukan secara terburu-buru akibatnya bisa fatal, termasuk berkirim email. Cermati dengan saksama sebelum Anda menekan tombol “kirim”. Pastikan semua tulisan tereja dengan benar, gramatika dan penulisan huruf besar/sudah benar, pilihan kata sudah tepat, lampiran yang dikirim sudah benar. Membaca ulang email resmi adalah suatu kewajiban.

Profesionalitas dan kepribadian Anda akan terbaca dari cara Anda berkirim email. Jadi, jangan sampai Anda harus mengirim email untuk yang kedua kali karena kesalahan fatal pada surat pertama. Kesalahan seperti ini akan membuat Anda dicap tak teliti dan serampangan dalam bekerja.

Tetap setia ke Jokowi, Novanto aman?
Melindungi karya seni dari jepretan dan sentuhan
Malaysia sengaja provokasi Indonesia?
Candaan Adhyaksa Dault soal Pramuka jadi menantu idaman
Tempat wisata di Dieng yang wajib Anda kunjungi
Fetching news ...